Conditions générales

L’engagement de financement pris par AKTO, et qui donne lieu à la création comptable d’un Engagement à Financer de la Formation (EFF) est toujours conditionné au respect des présentes conditions générales.

1.     Dispositifs

AKTO est habilité à financer un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel, dispensé par un organisme de formation ou, dans le cadre de la formation interne, par l’entreprise.

Les dispositifs de formation et leurs modalités de réalisation sont soumis au respect du droit positif (contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, contrat d’insertion professionnel intérimaire, contrat de développement professionnel intérimaire, contrat alternance reconversion, PROA, action relevant du plan de développement des compétences, POE, Bilan de compétences, VAE ; formation interne, formation externe, formation ouverte et à distance (FOAD), action de formation en situation de travail (AFEST), parcours de formation mixte …).
Lorsque ces dispositifs sont financés selon des modalités déterminées par les branches et validées par le Conseil d’administration ; les critères de prise en charge sont disponibles sur le site internet (www.akto.fr).
En cas de cofinancement public, les dossiers doivent également respecter les exigences des partenaires. Dans ce cas, AKTO assure une communication transparente et complète concernant les modalités administratives et financières et les contrôles associés.

2.     Demande de prise en charge

L’entreprise ressortissante effectue sa demande auprès d’AKTO de préférence par voie dématérialisée, sur les espaces en ligne accessible (www.akto.fr), dans le respect des conditions d’utilisation des plateformes (exemples : Mon portail, GEFLOG et Espace Formation).

Les codes d’accès attribués aux représentants autorisés des entreprises sont incessibles.
Les prestataires de formation ne sont pas autorisés à saisir des demandes de financement sur les plateformes et portails mis à la disposition des entreprises ressortissantes d’AKTO, sauf s’ils disposent, à cette fin, d’un mandat spécial préalable et écrit.
L’entreprise ressortissante d’AKTO doit faire connaître à AKTO l’existence d’un tiers déclarant dûment désigné par mandat.
En cas de tiers déclarant, la personne physique ou morale concernée devra justifier d’un mandat confié par l’entreprise pour laquelle elle intervient.
Le défaut de présentation d’un tel mandat à l’occasion d’un contrôle diligenté par AKTO constitue un motif de refus de prise en charge ou d’annulation d’un accord de prise en charge déjà transmis.

Si la demande est effectuée par courrier postal ou électronique, les délais de traitement seront allongés.

Les pièces justificatives suivantes, intégralement renseignées et signées (manuscritement, numériquement, ou par tout procédé probant), sont à produire lors du dépôt de la demande :

• La convention de formation conclue avec l’organisme de formation mentionnant :
  • L’identité ou la raison sociale des cocontractants ;
  • La nature de l’action ;
  • L’intitulé, l’objectif pédagogique et le contenu de l’action (le programme et le calendrier)
  • Les moyens pédagogiques et d’encadrement prévus pour la réalisation de l’action
  • La durée et la période de réalisation ;
  • Les modalités de déroulement, de suivi, d’évaluation et de sanction de l’action ;
  • Le coût, les modalités de paiement et de rupture.

Un devis ou bon de commande signé des deux parties est accepté s’il comporte ces informations.
Pour les contrats de professionnalisation, contrat d’apprentissage et PRO A : le formulaire CERFA, en vigueur au moment de la signature du contrat, accompagné du calendrier de la formation, doit parvenir à AKTO dans le délai requis (5 jours).

Par exception, la transmission dématérialisée à l’OPCO des données du CERFA du contrat d’apprentissage, effectuée par l’entreprise ou le CFA, dans le cadre d’un mandat de gestion donné par l’entreprise, vaut transmission du CERFA. Dans ce cas, le CFA garde la responsabilité de la correspondance des données transmises avec celle du CERFA.

L’entreprise ressortissante informe AKTO, le cas échéant, de sa volonté de mise en place d’un paiement direct, par AKTO et pour son compte, de l’organisme de formation (mise en oeuvre de la délégation de paiement).

Les demandes de prise en charge transmises à AKTO comportent les éléments suivants :

• Pour les formations internes dispensées par l’entreprise,
  • Un programme détaillé de la formation comportant a minima les mentions relatives à l’intitulé, l’objectif pédagogique poursuivi, les moyens déployés, la durée et la période de réalisation de l’action et les modalités de déroulement et d’évaluation de l’action,
  • une valorisation des coûts de la formation
• Pour une action en FOAD (si la formation est partiellement ou totalement dispensée à distance)

Le programme de formation ou tout document contractuel tripartite signé par l’employeur, l’apprenant et le formateur doit comporter l’indication de :

• La nature des travaux demandés aux stagiaires et le temps estimé pour les réaliser
• Les modalités de suivi et d’évaluation spécifiques aux séquences de formation à distance
• Les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance, pédagogique et technique, mis à disposition du stagiaire.

• Pour une AFEST (action de formation en situation de travail) : Le programme de formation ou tout document contractuel tripartite signé par l’employeur, l’apprenant et le formateur doit comporter l’indication de :
  • L’analyse de l’activité de travail pour, le cas échéant, l’adapter à des fins pédagogiques ;
  • La désignation préalable d’un formateur pouvant exercer une fonction tutorale ;
  • La mise en place de phases réflexives ;
  • Des évaluations spécifiques des acquis de la formation qui jalonnent ou concluent l’action.

• Toute pièce exigible dans le cadre d’un financement conventionné public
• Tout justificatif conditionnant un financement spécifique prévu par un accord de branche

La typologie des natures de coûts admis est définie par le Conseil d’Administration d’AKTO.

Les critères de prise en charge applicables sont disponibles sur le site internet d’AKTO, rubrique Entreprise, « Financer mes formations ».

Délai de transmission de la demande à AKTO :

• Contrat en alternance et Promotion ou reconversion par l’alternance (Pro A) : dépôt dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de l’exécution du contrat (délai exigé par la loi).
• Autre dispositif financé par AKTO : 30 jours calendaires avant le démarrage de l’action de formation.
• Autre dispositif cofinancé : selon les critères fixés par les partenaires

En cas de non-respect de ce délai d’envoi, la demande sera analysée au regard des critères de financement applicables au moment de l’analyse.

3.     Accord de prise en charge/refus

Sans accord préalable de prise en charge formulé par AKTO, le financement ne peut être garanti.

Si le dossier de demande de prise en charge est incomplet ou comporte des inexactitudes, AKTO en informe l’entreprise ressortissante et/ou le prestataire de formation.

La mise en conformité de la demande doit être faite dans un délai de :

• 5 jours pour un contrat en alternance
• 20 jours pour les autres dispositifs.

A défaut, AKTO relancera à nouveau avec ces mêmes délais de retour attendu.

A la suite des 2 relances prévues, AKTO procèdera à l’annulation de toute demande de financement toujours incomplète ou non conforme.

Le délai de traitement court à compter de la réception conforme de la dernière des pièces demandées.

3.1 Etude du financement :

La demande de prise en charge fait l’objet d’une instruction au regard de :

• Son éligibilité à un financement au titre de la formation professionnelle
• La conformité aux règles applicables au dispositif mobilisé
• Les critères de prise en charge, priorités, plafonds et conditions définies par les branches et validées par le conseil d’administration
• La disponibilité des fonds mutualisés, des fonds conventionnels ou volontaires, des cofinancements
• La situation de l’entreprise : seules les entreprises ressortissantes au sens de l’Annexe 2 et à jour de l’ensemble des contributions conventionnelles peuvent prétendre à un accord de prise en charge.

3.2 Vérifications

A réception de la demande de prise en charge, AKTO s’assure que l’entreprise lui est rattachée dans les tables de correspondance transmises par France compétences.

AKTO procède également aux vérifications suivantes :

• Contrat d’apprentissage :
  • l’éligibilité de la formation à l’apprentissage (RNCP actif),
  • les conditions relatives au maitre d’apprentissage,
  • l’âge de l’apprenti,
  • le respect de la rémunération légale minimale.
  • l’absence de procédures d’opposition à l’engagement d’apprentis, de suspension de l’exécution du contrat et d’interdiction de recrutement en alternance ;
  • l’habilitation du prestataire de formation à délivrer la formation en vue d’obtention de la certification professionnelle enregistrée au RNCP, le cas échéant
  • l’obtention de la certification Qualiopi par le prestataire de formation, sous réserve en cas de formation par apprentissage qu’il n’en soit pas dispensé.

• Pro A :
  • la conformité aux stipulations légales, réglementaires et conventionnelles,
  • la présence et la complétude de l’avenant au contrat de travail (cf CERFA n°16155*02)

• Contrat de professionnalisation :
  • la conformité aux stipulations légales, règlementaires et conventionnelles,
  • la présence et la complétude du CERFA

• Actions financées au titre du plan de développement des compétences :
  • la conformité aux stipulations légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur, notamment celles relatives au respect des conditions économiques normales et à la conformité des actions aux prix du marché. AKTO veillant notamment à l’adéquation financière des actions et aux tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues.

Quel que soit le dispositif mobilisé, la demande de prise en charge est instruite en tenant compte des résultats issus des contrôles qualité et de service fait réalisés auprès des organismes de formation/CFA ou entreprises et dans le chapitre 3 des présentes conditions générales.

 Après instruction de la demande

AKTO notifie aux parties par voie électronique ou papier :

• Un accord de prise en charge précisant les conditions de prise en charge (montant, dispositif mobilisé, pièces justificatives à fournir pour le paiement, durée de l’engagement, montant des fonds publics mobilisés, le cas échéant). En cas de délégation de paiement, le prestataire est informé de l’accord de prise en charge ;
• Un refus (total ou partiel) de prise en charge motivé.
• Dans le cas où AKTO refuse la prise en charge financière d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, il ne procédera pas à son dépôt auprès de l’administration.

AKTO procède au dépôt des contrats en alternance, selon la procédure en vigueur. AKTO informe l’employeur et l’alternant de sa décision de façon motivée.
Le refus de prise en charge du contrat d’apprentissage ou de professionnalisation pourra être fondé sur les manquements graves du prestataire de formation dûment constatés notamment par AKTO à l’occasion d’un contrôle de service fait ou d’un contrôle de la qualité des actions de formation et non levés à l’issue du contrôle.

3.3 Conditions et durée de validité d’un accord

L’accord de prise en charge formulé dans la notification de décision engage AKTO :

• Dans les conditions et limites exprimées. Les montants mentionnés sur un accord de prise en charge sont hors taxes. Les prestataires assujettis facturent la TVA, au taux en vigueur, en sus.
• Pour la durée précisée.

L’accord de financement reste valable deux mois (soixante jours calendaires) après la date de fin prévue de l’action de formation.
Cet accord est notamment conditionné à la transmission des justificatifs attestant de la réalisation de l’action (certificat(s) de réalisation, facture(s), relevé(s) des dépenses le cas échéant) dans un délai maximal de deux mois après la date de fin de l’action.
Le destinataire de l’accord de financement (l’entreprise ou le prestataire) s’engage à informer AKTO, par écrit et sans délai, de toute modification dans la contractualisation, l’exécution et le suivi de la prestation affectant l’accord formulé, notamment :

• Le report du début ou de la fin de la prestation,
• les changements du nombre et/ou des noms des participants prévus,
• L’inexécution partielle ou totale de la prestation,
• La rupture du contrat de travail du bénéficiaire,
• Le changement d’identité ou de raison sociale des parties à la convention de formation.
• tout autre modification substantielle d’un élément du contrat en alternance ou d’une période de promotion ou reconversion professionnelle.

L’accord de financement sera réexaminé au regard de ces éléments.
L’entreprise ou le prestataire s’engage à accepter d’être contrôlé par AKTO, selon les règles et garanties, définies aux présentes conditions générales.

4.     Paiement des formations :

4.1 Remboursement ou délégation de paiement

La demande de prise en charge adressée par le demandeur précise expressément, s’il souhaite le remboursement des dépenses engagées, ou la délégation de paiement, auprès du prestataire.

Le bénéfice de cette commodité administrative n’est pas acquis de plein droit. AKTO se réserve, discrétionnairement, le droit d’accepter ou non la délégation de paiement. L’acceptation de la délégation de paiement par AKTO et par le prestataire seront tacites et résulteront, pour AKTO, de l’absence d’opposition à cette demande, et pour le prestataire de l’émission d’une facture à l’ordre d’AKTO.

4.2 Affacturage

AKTO autorise le règlement par affacturage. La mention de cession de la facture doit être expressément mentionnée sur celle-ci.

En absence de mention spécifique sur la facture, AKTO ne pourra être tenu responsable du paiement direct au prestataire de formation.

4.3 Pièces justificatives à produire pour le paiement

• Facturation :
  • En cas de délégation de paiement : facture du prestataire, à l’ordre d’AKTO,
  • En l’absence de délégation de paiement : copie de la facture de l’organisme de formation à l’entreprise ressortissante et facture de remboursement, de l’entreprise ressortissante, à l’ordre d’AKTO.
  • En cas de formation interne, relevé des dépenses engagées aux fins de réalisation de l’action.
• Certificat de réalisation.

AKTO se réserve le droit de demander tout autre document afin de justifier de la réalisation effective de la formation conformément aux conditions prévues à la convention de formation et l’accord de prise en charge.

• Facturation intermédiaire : pour les actions de formation de longue durée (plus de quatre mois), AKTO peut régler des factures partielles présentées mensuellement sous réserve que le montant par facture soit supérieur ou égal à 150 euros TTC ou Net de taxe selon le régime fiscal applicable. Dans le cas contraire, la facture est mise en attente de la réception de la facture suivante et réglée en même temps.

4.4 Délai de présentation de la facture

Le bénéficiaire est informé dans l’accord de prise en charge de la date limite de facturation. Par défaut, cette date est de 30 jours après la date de fin de l’action ou du parcours de formation mentionnée sur la convention.

En l’absence de transmission d’un dossier complet comportant notamment les éléments de facturation conformes dans un délai de deux mois à compter du terme de l’action, AKTO se réserve le droit d’annuler l’engagement financier inscrit dans l’accord de prise en charge .

La réception de la demande de paiement donne lieu au contrôle de service fait, dans les conditions du chapitre 3.

A ce titre :

• Seules les heures de formation prévues, réalisées et dûment justifiées sont dues par AKTO.
• Le règlement s’effectue après exécution de la prestation. En cas de prestation de longue durée ou à exécution successive des facturations intermédiaires pourront être établies selon les conditions énoncées au 4.3.

AKTO procède au règlement des sommes dues, dans le délai de 30 jours calendaires, à compter de la réception de la demande de paiement valide, à savoir facture commerciale et certificat de réalisation et, en cas de demande de pièces complémentaires, la réception de l’intégralité des pièces demandées.
Ces conditions de règlement peuvent faire l’objet d’un aménagement conventionnel, dans le cadre d’une convention ou d’un partenariat, conclu par AKTO, et un ou plusieurs prestataires.

4.5 Auto-facturation :

Dans le respect des règles comptables et fiscales, si le bénéficiaire le demande (entreprise ou prestataire) et si AKTO y consent, une simplification administrative peut être mise en place au titre de l’auto-facturation. Les obligations du bénéficiaire et d’AKTO sont rappelées dans un mandat écrit. Dans ce cas le bénéficiaire assume la responsabilité de la complétude et la sincérité des informations transmises à AKTO.

4.6 Facturation électronique

Dans le cadre du déploiement de la facturation électronique les entreprises ressortissantes et prestataires de formation veilleront a respecter les prescriptions règlementaires, y compris pour les facturations intermédiaires, échelonnées ou rectificatives. AKTO n’assumera aucune fonction d’information ou conseil en ce domaine.

5.     Gestion de groupe

Des entreprises ressortissantes peuvent demander à AKTO la mise en commun de ressources issues de leurs contributions volontaires, au moyen d’une convention spécifique signée de chaque entreprise et validée par AKTO. Cette convention prévoit, notamment, les modalités de détermination et de versement des contributions spécifiques dues par les entreprises intéressées, ainsi que les règles d’utilisation et la clef de répartition entre elles des fonds ainsi constitués et les frais de gestion associés. Les demandeurs certifient que cette mutualisation optimise la politique de gestion des compétences du groupe, et qu’elle n’a ni pour objet ni pour effet d’éluder une obligation sociale ou fiscale, ou de porter atteinte aux droits d’un tiers.

AKTO rend compte, en fin d’exercice, de l’usage des fonds selon les modalités prévues à la convention.

Lorsque toutes les entreprises concernées appliquent un accord de branche qui le permet la gestion de groupe peut concerner une contribution conventionnelle.

6.     Convention spécifique de simplification

AKTO peut proposer ou accepter, vis-à-vis d’entreprises, de groupes d’entreprises, de prestataires, de groupes de prestataires, de mettre en place par convention d’une démarche de simplification administrative.

Cette démarche peut comporter une dématérialisation des échanges, la mise en place d’échanges de données informatiques, une simplification de la justification de la réalisation des actions, un transfert conventionnel de la charge de la conservation des justificatifs.

Cette simplification ne peut avoir pour conséquence de limiter le contrôle d’AKTO sur les actions financées, et la convention comportera l’engagement du ou des bénéficiaires de se soumettre au contrôle des services d’AKTO pendant et après la réalisation des actions.

AKTO exerce une mission légale de contrôle de la qualité des formations financées dans le cadre des articles L. 6316-1 et R. 6316-1 à R. 6316-7 du Code du travail.
AKTO met également en place, conformément à l’article R. 6332-26 du Code du travail, un contrôle de service fait destiné à vérifier la réalité et la conformité des actions financées.

1.     Le contrôle qualité

Le contrôle qualité mis en oeuvre par AKTO lui permet de s’assurer de la qualité des actions financées et de leur conformité aux obligations légales et conventionnelles (C. trav., art. R. 6316-7).

Ce contrôle comporte deux dimensions :

• La vérification du respect des indicateurs qualité prévus par les articles R. 6316-1 du Code du travail, et notamment le respect de la mise en oeuvre des engagements pris dans le cadre de la certification Qualiopi dans le cadre des actions financées par AKTO ;
•  Le contrôle du respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles applicables à l’activité de l’organisme et aux actions financées, y compris les présentes conditions générales.

Aucun organisme de formation ne peut prétendre à un financement d’AKTO s’il ne respecte pas les obligations que ce contrôle qualité met à sa charge.
Le contrôle qualité peut être mutualisé entre les financeurs ou coordonné entre eux. Il peut être réalisé conjointement à un contrôle de service fait. Le contrôle qualité peut être exercé, pour le compte d’AKTO et éventuellement d’autres opérateurs de compétences par une structure mandatée à cet effet.
Le contrôle qualité peut être déployé par AKTO à différents moments ; lors de l’instruction du dossier, entre l’engagement et le règlement du dossier ou encore après le paiement.

Le contrôle qualité peut se traduire par les décisions suivantes :

• Absence de suite donnée ;
• Notification au prestataire des points d’amélioration et/ou de régularisation attendus par AKTO ;
• Déclenchement d’un contrôle de service fait ;
• Déclenchement d’un contrôle de service fait approfondi ;

Si le contrôle révèle des anomalies ou incohérences caractérisant un manquement grave, AKTO peut décider, à titre conservatoire, de suspendre les paiements à venir dans l’attente d’une décision définitive. Dans ce cas, l’organisme est informé de la décision d’AKTO avant sa mise en oeuvre et des motivations qui la fondent. Il a la possibilité de faire valoir tous les éléments permettant de régulariser sa situation et/ou de lever les suspicions de manquement ou de fraudes établis par AKTO.

2.     Le contrôle de service fait

Le contrôle de service fait a pour objet de vérifier que l’action financée a été réalisée conformément aux conditions de prise en charge de cette action et que l’ensemble des documents nécessaires au règlement de l’action ont bien été produits.

AKTO veille également dans le cadre de ce contrôle à l’adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation, à l’ingénierie pédagogique déployée par le prestataire, à l’innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues.

3. Déclenchement des contrôles de service fait

La direction d’AKTO décide d’un plan de contrôle des actions financées et du moment du déclenchement de ces contrôles.

AKTO peut également mettre en œuvre des contrôles complémentaires sur la base de signalements, en cas de constat d’une anomalie ou incohérence dans le dossier, suite à des informations recueillies auprès des bénéficiaires des actions financées ou des parties prenantes dans sa mise en œuvre.

Pour la réalisation de ces contrôles AKTO utilise les informations en sa possession. Il peut recueillir les témoignages de toute personne concernée et faire procéder à tout constat utile.

A l’issue du contrôle, un rapport circonstancié est établi par les services d’AKTO aux fins de décision par ses instances.

Les contrôles peuvent donner lieu aux décisions suivantes :

• Absence de suite donnée ;
• Mise en place d’un contrôle approfondi ;
• Signalement ;
• Dépôt de plainte.

En cas de constat d’une anomalie ou incohérence de nature à remettre en cause le paiement des actions contrôlées, AKTO peut également prendre la décision, à titre conservatoire, de suspendre le paiement des actions contrôlées et, en cas de manquement grave ou de présomption de fraude, d’étendre cette suspension à l’ensemble des actions financées.

Dans ce cas, l’organisme est informé de la décision d’AKTO avant sa mise en oeuvre et des motivations qui la fondent. Il a la possibilité de faire valoir tous les éléments permettant de régulariser sa situation et/ou de lever les suspicions de manquement ou de fraudes établis par AKTO.

4. Contrôle approfondi

AKTO peut engager des contrôles de service fait approfondis à la suite d’un signalement effectué en interne par un service gestionnaire, en externe par un tiers intéressé le cas échéant, suite à un contrôle.

En cas de plainte ou de suspicion d’anomalie, ou si les éléments d’information relatifs à l’entreprise, au prestataire ou au participant durant l’exécution de l’action financée ou après l’achèvement de celle-ci rendent crédible l’existence d’une irrégularité, AKTO procède à un contrôle approfondi des dossiers concernés.

Dans ce cadre, AKTO peut demander au prestataire de formation et à l’employeur tout document complémentaire nécessaire pour s’assurer de la réalisation de l’action financée et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.
Ces contrôles peuvent concerner l’ensemble ou un échantillon de dossiers financés sur les 3 dernières années par AKTO.

Le contrôleur peut demander, en sus des documents en sa possession, toute information et tout document justificatif complémentaires visant à attester de la réalité de l’action financée et de sa conformité aux obligations et engagements de l’organisme.

5. Contrôle sur place

AKTO peut diligenter un contrôle sur place avant, pendant ou après la réalisation de l’action. Le contrôleur déclinera sa qualité et obtiendra l’autorisation d’accéder aux locaux de l’entreprise ou du prestataire. Le refus de laisser l’accès au contrôleur justifie des mesures de sauvegarde.

Lors du contrôle sur place, le contrôleur peut demander à l’organisme de lui présenter tous les documents et pièces permettant de vérifier la réalité de l’action financée et sa conformité aux obligations et engagements de l’organisme.

Le contrôleur peut demander à vérifier l’existence des moyens matériels mobilisés pour la réalisation de l’action. Il peut demander à s’entretenir avec des participants aux actions de formation financées et avec des salariés de l’organisme.

Le contrôle sur place peut être réalisé sans prévenance de l’organisme contrôlé.

6. Information sur les contrôles approfondis et les contrôles sur place

Dès lors qu’un contrôle de service fait approfondi ou un contrôle sur place est décidé par AKTO, il en informe le destinataire (l’entreprise ou le prestataire contrôlé) par lettre recommandée avec accusé de réception.

La nature du contrôle (sur pièce ou sur place) est précisée, ainsi que la liste des dossiers concernés.

Le courrier comporte la liste des éléments complémentaires demandés par AKTO et le délai accordé pour les transmettre.

Cet engagement d’information ne s’applique pas lorsqu’AKTO décide d’un contrôle sur place à l’improviste en vue de vérifier la réalisation matérielle d’une action ou l’existence des moyens mis en oeuvre pour la réalisation de l’action.

7. Communication des résultats du contrôle

La réalisation d’un contrôle de service fait approfondi donne lieu à la rédaction et à l’envoi, par lettre recommandée avec accusé de réception, d’un relevé d’observations provisoires.

La personne contrôlée dispose d’une période contradictoire s’étalant sur une durée de 30 jours pour apporter une réponse, AKTO peut effectuer une demande complémentaire, soumise au même délai de réponse.

AKTO communique via lettre recommandée avec accusé de réception le rapport définitif du contrôle de service fait approfondi à la personne contrôlée, dans un délai de 20 jours à compter de la date d’échéance de la période contradictoire.

Les mesures de suivi appropriées ainsi que les signalements effectués par AKTO, le cas échéant, sont exposés au sein du rapport définitif de contrôle. La durée maximale de réalisation du contrôle de service fait approfondi, avec ou sans contrôle sur place, est de six mois.

8. Mesures de sauvegarde

À tout moment, afin de sauvegarder ses intérêts, AKTO se réserve le droit de mettre en œuvre des mesures de sauvegarde prises, à titre conservatoire.

Ces mesures sont signifiées à l’entreprise ou au prestataire concernés avec mention des motivations qui les fondent.

Les mesures de sauvegarde peuvent être les suivantes :

• Suspension de toute procédure ou convention de simplification administrative ;
• Suspension de la délégation de paiement ;
• Suspension du prestataire de formation de toute liste de prestataires référencés par AKTO ;
• Suspension des prises en charge des actions sur certains dispositifs ou certaines sections financières ;
• Suspension du paiement des factures réceptionnées à compter de la date de prise d’effet de la mesure.

La nature des anomalies identifiées justifie la profondeur et la durée de ces mesures provisoires qui ne peut excéder celle des opérations de contrôle en cours.

L’entreprise ou le prestataire a la possibilité, à tout moment, de produire des éléments de nature à lever toute suspicion d’anomalie, d’incohérence ou de fraude et de demander la levée des mesures de sauvegarde.

9. Suites du contrôle

Lorsque le résultat du contrôle fait apparaitre des irrégularités, manquements ou fautes non levées à l’issue du contrôle, au regard des obligations légales, règlementaires, conventionnelles et contractuelles, AKTO peut prendre les décisions suivantes :

• Suppression de la simplification administrative ;
• Suppression de la délégation de paiement ;
• Demande de remboursement des financements accordés et indûment perçus concernant les dossiers contrôlés (dans la limite de trois années) lorsque tout ou partie de l’action financée et réglée par AKTO est considérée comme n’étant pas réalisée ;
• Refus de paiement des actions pour lesquelles un manquement ou une irrégularité est constaté ;
• Annulation de l’accord de financement de l’action pour laquelle un manquement ou une irrégularité est constaté ;
• Suspension des paiements pour tout ou partie des prises en charge acceptées et non réglées, dans l’attente d’une régularisation du manquement, ou d’un remboursement demandé ;
• En cas d’anomalies graves non levées ou de manquements constatés à l’issue d’un contrôle et mentionnés dans le Rapport définitif de contrôle d’AKTO, interdiction pour le prestataire contrôlé de prétendre à des financements de la part d’AKTO, tant que l’anomalie n’est pas levée.

Ces sanctions sont indépendantes des actions en réparation qu’AKTO se réserve le droit d’engager sur les plans administratif, civil, et pénal.

10. Signalements

Lorsqu’AKTO constate la méconnaissance par un prestataire de formation ou une entreprise de ses obligations en matière de formation professionnelle et d’apprentissage, notamment à l’issue d’un contrôle de service fait approfondi ou d’un contrôle qualité, AKTO adresse un signalement étayé et circonstancié à plusieurs instances.

Le signalement peut être adressé par AKTO, à tout moment, sur la base d’éléments factuels, y compris en cas de manquement grave ou d’éléments susceptibles de caractériser une fraude, avant l’information de l’organisme ou de l’entreprise.

AKTO peut adresser les signalements suivants :

• aux services de l’Etat chargés du contrôle de la formation professionnelle (services régionaux de contrôle – DREETS), tout manquement d’un prestataire de formation dans l’exécution d’une action de développement des compétences ;
• à l’organisme certificateur ou à l’instance de labellisation qui a délivré la certification QUALIOPI, les constats de méconnaissance par un prestataire de formation des obligations relatives à la qualité des actions réalisées ;
• à l’organisme certificateur ou à l’instance de labellisation qui a délivré la certification ou la labellisation au prestataire de formation ;
• aux services de l’Etat chargés du contrôle pédagogique, toute incohérence entre le contenu de la formation proposée et le référentiel de compétences du diplôme ;
• à l’inspection du travail tout manquement constaté dans l’exécution d’un contrat de travail en alternance.

AKTO, en sa qualité de Pouvoir Adjudicateur, est soumis aux règles de la commande publique.

A ce titre, AKTO est régulièrement amené, sur tous les achats concernés (formation et fonctionnement), à lancer des consultations pour mettre en concurrence et sélectionner des prestataires.

Les entreprises ressortissantes devront accepter, sans réserve, les modalités d’exécution de ces marchés publics.

Lorsque le marché public porte sur le financement de parcours de formation, le contrôle de l’exécution du marché public recouvre automatiquement le contrôle de service fait au sens des présentes conditions générales. Les présentes conditions générales viennent compléter les clauses non contraires des documents contractuels des marchés publics d’AKTO.

AKTO, en sa qualité de Pouvoir Adjudicateur, est soumis aux règles de la commande publique.

A ce titre, AKTO est régulièrement amené, sur tous les achats concernés (formation et fonctionnement), à lancer des consultations pour mettre en concurrence et sélectionner des prestataires.
Les entreprises ressortissantes devront accepter, sans réserve, les modalités d’exécution de ces marchés publics.
Lorsque le marché public porte sur le financement de parcours de formation, le contrôle de l’exécution du marché public recouvre automatiquement le contrôle de service fait au sens des présentes conditions générales. Les présentes conditions générales viennent compléter les clauses non contraires des documents contractuels des marchés publics d’AKTO.

1. Droits des Utilisateurs concernant leurs données personnelles

Conformément aux articles 32 et 40 de la Loi Informatique et Libertés, ainsi qu’aux articles 15 et suivants du RGPD, les personnes ayant communiqué leurs Données Personnelles bénéficient d’un droit d’accès, de rectification et de portabilité. Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, les personnes concernées peuvent demander l’effacement de leurs données ou la limitation de leurs traitements.

Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations, il suffit d’en faire la demande à AKTO, en lui faisant parvenir les éléments nécessaires à son identification ; son nom, prénom, adresse et adresse email, par courrier électronique à l’adresse suivante : ou par courrier postal à l’adresse suivante : AKTO, DPO, 14 rue Riquet 75019 PARIS

AKTO s’engage à fournir à la personne concernée une réponse à sa demande, dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, eu égard à la complexité et au nombre de demandes. La personne concernée peut introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et disposer du droit à un recours juridictionnel si elle estime que ses droits sont violés ou si l’autorité de contrôle ne donne pas suite à sa réclamation.

2. Délégué à la protection des données

Un Délégué à la Protection des Données (« DPO ») a été désigné par AKTO. Le DPO peut informer les Personnes Concernées sur le Traitement qui est fait de leurs Données Personnelles et toute demande d’exercice des droits individuels lui est adressée selon les modalités prévues par lesdites dispositions.

Annexe 1 : Champ de compétence d’AKTO

 A-Champ professionnel

En application de l’Arrêté Ministériel du 1er octobre 2020 publié au JO du 15 octobre 2020, AKTO est l’OPCO des entreprises entrant dans le champ des branches suivantes, identifiées par leur Convention Collective :

Ainsi que les entreprises ne relevant pas d’une convention collective nationale ou d’un accord national de branche sur la formation, dont l’activité principale relève du champ d’intervention de l’opérateur de compétences en application des dispositions du 2° du II de l’article L. 6332-1-1 du code du travail

B- Champ géographique :

 a) Compétence nationale

 AKTO apporte son service de proximité aux entreprises et salariés, et son service aux branches professionnelles, sur l’intégralité du territoire national ou s’applique le Code du Travail.

b) DROM Ultra-marin

Sur le territoire de la Guadeloupe, de la Martinique, de la Guyane, de la Réunion, les OPCO : ATLAS, OPCO 2i,  ont conventionnellement chargé AKTO d’y assurer le service de proximité, pour leur compte, au bénéfice des branches.

A Mayotte, St Martin, St Barthélémy, St Pierre et Miquelon : AKTO est l’OPCO unique agrée par arrêté du 30 décembre 2020 pour gérer les fonds de la formation professionnelle et de l’alternance, quel que soit leur secteur d’activité des entreprises.
Les présentes Conditions Générales s’appliquent dans ces territoires aux relations entre AKTO, les entreprises relevant des OPCO ayant confié leur service de proximité à AKTO, et les prestataires de formation, sauf si la convention de mandat entre OPCO en dispose autrement.

ANNEXE 2 : Glossaire, définition des termes utilisés :

Chaque terme ou expression mentionnés ci-après a, pour l’interprétation des présentes Conditions Générales, la signification suivante :

• Accord de prise en charge : engagement écrit d’AKTO de financer une prestation à la suite de l’instruction d’une demande jugée conforme aux règles de prise en charge.
• Convention d’adhésion : convention conclue par AKTO et l’entreprise ressortissante afin de définir les engagements et individualiser le niveau de services proposé.
• Délégation de paiement : engagement d’AKTO d’opérer le paiement directement au profit du prestataire dans les conditions énoncées dans l’accord de prise en charge ou dans le contrat de prestation de services conclu entre AKTO et l’intervenant.
• Demande de prise en charge : demande adressée par une personne (morale ou physique) – relevant du champ d’intervention d’AKTO pour la prise en charge (en tout ou partie) des coûts liés à une prestation. Elle est accompagnée des pièces nécessaires à l’instruction.
• Entreprise ressortissante : entité juridique (entreprise individuelle, société, association, groupement) composée d’un ou plusieurs établissements, comprise dans le champ d’agrément d’AKTO car elle déclare relever d’une convention collective listée en annexe 1 ou, en l’absence de convention collective appliquée, revendique une proximité de métier avec une convention figurant sur cette liste. AKTO reçoit de France Compétence la liste des entreprises ressortissantes de son champ.
• Formation interne : formation organisée par l’entreprise elle-même. L’entreprise est responsable de la conception pédagogique, de l’organisation matérielle, de l’animation, du suivi et de l’évaluation de l’action de formation organisée dans ou hors de ses locaux. Cette formation est animée par des salariés de l’entreprise ou des salariés mis à disposition (à titre non lucratif) par une autre entreprise.
• Formation externe : formation à destination des tiers bénéficiaires dont la maîtrise d’oeuvre et la responsabilité pédagogique sont confiés par l’entreprise à un organisme de formation (distinct juridiquement de l’entreprise) à jour de ses obligations légales et règlementaires.
• OPAC : Opérateurs Prestataires d’Actions de Compétences. Ce sont les opérateurs d’Actions concourant au développement des Compétences. On en compte 4 catégories: les opérateurs de formation ou les organismes de formation, les opérateur de bilan de compétences, les opérateur de VAE, les opérateurs de l’apprentissage.
• Prestataire : personne (entrepreneur individuel ou personne morale) réalisant une (des) prestation(s) par suite d’un achat d’une entreprise ressortissante ou d’AKTO. Le prestataire est enregistré auprès de la DREETS (DEETS pour l’Outre-Mer) pour la réalisation de prestations entrant le champ de formation professionnelle continue.
• Prestation : action de formation, action de bilan de compétences, action de validation des acquis de l’expérience, action de développement des compétences ou autre service finançable sur les fonds de la formation professionnelle continue au regard des règles de prise en charge en vigueur.
• Règles de prise en charge : ensemble de normes appliquées par AKTO pour le financement. Dans le respect de la règlementation en vigueur, elles sont déterminées par les instances d’AKTO pour les différents dispositifs (Plan de formation, contrat de professionnalisation, PROA, POE, CSP, diagnostic GPEC…) par branche et par défaut pour le champ interprofessionnel. Il peut s’agir de priorités (de publics ou de prestations éligibles), de critères (caractéristiques et conditions de réalisation des prestations éligibles ou caractéristiques des prestataires éligibles) ou de conditions de prise en charge (barème de paiement et modalités de règlement).
• Remboursement : règlement à l’entreprise ressortissante des dépenses supportées par celle-ci et éligibles au regard des règles de prise en charge d’AKTO.
• Service de formation interne : obligatoire au titre de la formation interne dans le cadre du contrat de professionnalisation, de la promotion ou reconversion par l’alternance (ProA) ou de certains dispositifs publics (exemple : FNE).
  Ce service est constitué sous la forme d’une structure pérenne et identifiée comme telle dans l’organisation de l’entreprise. Il dispose de moyens dédiés en matériels et personnels afin de réaliser les prestations.